Guía de debida diligencia fiscal para empresas en RD

La debida diligencia fiscal es el conjunto de verificaciones que haces sobre un cliente o proveedor antes de hacer negocios con él y mientras dure la relación. No es burocracia: es lo que te permite demostrar, ante una revisión de la DGII o ante tu propio socio, que contrataste con un tercero real, habilitado y coherente. Esta guía propone un procedimiento por niveles, una lista de verificación, las señales de alerta y cómo documentarlo.

Qué cubre y qué no

Aquí hablamos de la diligencia fiscal y comercial que cualquier empresa puede aplicar: comprobar identidad, estado ante la DGII, validez de comprobantes y coherencia de la actividad. Es distinta de las obligaciones de prevención de lavado de activos de la Ley 155-17, que alcanzan a los llamados sujetos obligados (bancos, aseguradoras, notarios, inmobiliarias y otros) y exigen identificar al beneficiario final, conservar registros y reportar operaciones sospechosas a la Unidad de Análisis Financiero. Si tu actividad es de las reguladas por esa ley, tienes obligaciones adicionales que debes cumplir con tu oficial de cumplimiento o asesor.

Por qué importa

• Crédito fiscal y gastos: la DGII puede rechazar el ITBIS y el gasto de comprobantes de proveedores no habilitados.
• Riesgo de fraude y suplantación.
• Respaldo ante auditorías: un expediente de verificación demuestra buena fe.
• Riesgo reputacional y contractual si tu cadena de proveedores incumple.

Tres niveles de diligencia

Lista de verificación

1. Identidad: razón social y RNC. Compáralos en nuestra consulta gratuita.
2. Estado: que figure como ACTIVO. Un proveedor suspendido, dado de baja o en cese temporal es una bandera roja (cómo interpretar los estados).
3. Régimen y antigüedad: fecha de inicio y régimen (normal o RST). Una empresa recién creada con un contrato enorme merece preguntas.
4. Actividad económica: coherente con lo que vende.
5. Comprobantes: valida el NCF o e-CF y que el tipo sea el adecuado (tipos de NCF).
6. Documentos de la empresa: certificado de registro mercantil vigente y, si el monto lo justifica, una certificación de la DGII.
7. Representantes y socios: quién firma y con qué facultades; en operaciones relevantes, quién es el beneficiario final.
8. Cuenta bancaria: debe estar a nombre de la empresa, no de una persona.
9. Referencias: clientes o proveedores que la conozcan, para relaciones importantes.

Señales de alerta

• RNC suspendido, dado de baja, anulado o inexistente.
• Nombre o datos distintos entre factura, contrato y registro.
• Empresa muy nueva con volúmenes desproporcionados.
• Cambios frecuentes de razón social, domicilio o cuenta de pago.
• Reticencia a entregar comprobantes o documentos.
• Precios inusualmente bajos o presión para pagar rápido.
• Actividad registrada que no tiene relación con lo que ofrecen.

Cómo documentarlo

Una verificación que no queda registrada es difícil de demostrar. Guarda por cada tercero:

• Fecha y resultado de la consulta del RNC (una captura sirve).
• Validación de los comprobantes recibidos.
• Copia de los documentos solicitados.
• Quién hizo la verificación y qué decidió.

Conserva el expediente por el plazo que exija la normativa aplicable a tus registros contables; consúltalo con tu contador.

Revisa de forma periódica

El estado de un tercero cambia: un proveedor activo hoy puede quedar suspendido el mes que viene. Para proveedores recurrentes, vuelve a verificar cada cierto tiempo y siempre antes de pagos de monto importante. Si manejas muchos, automatiza la consulta de RNC desde tu sistema y alerta cuando un estado deje de ser ACTIVO.

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado a hacer debida diligencia?

Los sujetos obligados por la Ley 155-17 sí, de forma reglada. Para el resto, no hay un procedimiento único obligatorio, pero verificar a tus terceros es la forma práctica de proteger tu crédito fiscal y tus gastos.

¿Basta con consultar el RNC?

Es el primer paso, pero no el único. Un RNC activo no garantiza que el comprobante sea válido, ni que la empresa sea confiable para tu operación.

¿Qué hago si detecto una señal de alerta?

Detén el pago, pide aclaraciones por escrito y, si no se resuelven, no avances. Si sospechas de un fraude, consulta con un abogado sobre cómo proceder.

Fuentes consultadas

• Ley núm. 155-17 contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo (resumen)
• Siempre al Día — Cómo validar NCF o e-NCF en la DGII

Importante: esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de un contador o abogado. Si tu actividad está regulada por la Ley 155-17, consulta a tu oficial de cumplimiento o asesor legal.